Web-Collaboration Blog

Reisekosten stellen einen der größten Kostenfaktoren in Vertrieb,  Marketing, Training und Produktentwicklung. Anreise, Übernachtung und Spesen bedeuten pro Mitarbeiter nicht selten bis zu 1.000 Euro für einen zweitägigen Termin mit Kunden, Partnern oder Kollegen an einem entfernten Standort.  Dazu kommt die Arbeitszeit, die während der Reise verloren geht.
Für immer mehr Unternehmen sind diese Kosten im härter werdenden Wettbewerb nicht länger akzeptabel. Zumindest aber sind sie ein Ansatzpunkt für Einsparungen  und Effizienzgewinn.

Niemand wird bestreiten, dass der direkte Kontakt vor Ort in den entscheidender Phasen einer Verhandlung oder eines Projektes durch nichts zu ersetzen ist. Für weniger entscheidende Termine gibt es allerdings eine gleichwertige, kostengünstige Alternative – die Webkonferenz. Sie ersetzt den Termin vor Ort indem sie durch eine Kombination aus Telefonkonferenz, Video und Desktop Sharing den unmittelbaren Kontakt zum Gesprächspartner über das Internet ermöglicht.

Seit Microsofts Netmeeting hat sich auf dem Web-Conferencing Markt viel getan. Mittlerweile gibt es professionelle Lösungen, die nicht mehr auf das Intranet beschränkt sind und problemlos von bis zu 100 Teilnehmern gleichzeitig genutzt werden können. Bildschirminhalte wie Präsentationen, CAD-Anwendungen, Excel- oder Word-Anwendungen lassen sich in Echtzeit über das Internet übertragen. Für den Gesprächspartner entsteht der Eindruck live auf den Bildschirm des Moderators zu blicken. Die Kommunikation mit dem Partner erfolgt wahlweise über die normale Telefonleitung, eine Dial-In Telefonkonferenz oder über Voice-over-IP. Ist eine Webcam installiert ist zudem die Videoübertragung der Gesprächspartner möglich. Eine professionelle Web-Collaboration Software sollte die folgenden Features mitbringen:

•    Desktop Sharing in Echtzeit
•    Teleconferencing per Telefon, Dial-In-Konferenz und Voice-over-IP
•    Viedoübertragung
•    Whiteboard und Zeigewerkzeuge
•    Chat und Umfragen
•    Terminplanung
•    Kapazität für bis zu 100 Teilnehmer

Web-Conferencing bietet damit eine Vielzahl von Möglichkeiten Reisekosten einzusparen und Prozesse und Entscheidungen zu beschleunigen:

•    Im Vertrieb kann der initiale Kontakt per Webkonferenz erfolgen. Ein Termin vor Ort ist nicht nötig. Stattdessen wird das Angebot online präsentiert und eventuelle Fragen sofort geklärt. Ein entscheidender Vorteil gegenüber einem reinen Telefonkontakt mit Follow-Up per E-Mail.
•    Im Marketing vereinfacht Web-Conferencing die Abstimmung mit externen Agenturpartnern und internen Dienstleistern. So lassen sich z.B. Motive für Werbekampagnen online besprechen – verbunden mit der Möglichkeit Anmerkungen und Korrekturen per Whiteboard direkt in die Vorlage einzuzeichnen.
•    Interne und externe Schulungen sind ein weiteres Beispiel für leicht erzielte Kosteneinsparungen. Statt alle Schulungsteilnehmer in einem zentralen Schulungsraum zu versammeln, wählen sich die Teilnehmer via Internet in eine Webkonferenz ein. Der Schulungsleiter überträgt seine Präsentation dann live per Desktop Sharing. Rückfragen werden in der Telefonkonferenz oder per Chat gestellt.
•    Auch in der Produktentwicklung bietet die Abstimmung per Online Meeting erhebliche Vorteile. So lassen sich Skizzen oder CAD-Entwürfe online am Computer besprechen. Gerade bei der Zusammenarbeit mit verteilten Projektteams oder weltweit verstreuten Zulieferern ein entscheidender Faktor zur Beschleunigung der Time-to-Market.

Fazit: Web-Conferencing-Lösungen gibt es bereits für unter 50,- Euro im Monat, d.h. ihr Einsatz lohnt bereits wenn sich nur ein einziger Termin im Monat einsparen lässt. Wer also jetzt in den Markt einsteigt, verschafft sich echte Effizienz- und Kostenvorteile gegenüber dem Wettbewerb. Eine Chance die Sie für Ihr Unternehmen nutzen sollten.