Web-Collaboration Blog

Die Zentrale in Deutschland, zwei Konstrukteure in den USA, der Zulieferer in Österreich und der Kunde ist sowieso ständig unterwegs und schlecht erreichbar: Die eigentliche Herausforderung in der heutigen Entwicklung ist weniger das Produkt, sondern vielmehr die Frage, wie man mit einem weltweit verteilten Team effizient und gut zusammenarbeiten kann.

Global agieren ist leichter gesagt als getan, wenn die Beteiligten für ein persönliches Meeting erst in den Flieger steigen müssen. Andererseits lassen sich viele Punkte am Telefon oder per E-Mail nur unzureichend klären – und die Effizienz bleibt auf der Strecke. Das wirkt sich besonders gravierend in der Produktentwicklung aus. Gerade hier ist Schnelligkeit gefragt, um ein neues Produkt ebenso früh wie ausgereift auf den Markt zu bringen und damit an der Spitze mitmischen zu können.

Virtueller Meetingraum

Zahlreiche Unternehmen nutzen für die nahtlose Zusammenarbeit daher Webkonferenz-Software: Die Teilnehmer treffen sich mit wenigen Klicks im virtuellen Meetingraum und schauen sich gemeinsam Projektpläne oder Zeichnungen an. Gleichzeitig sind sie per VoIP oder Telefonkonferenz miteinander verbunden und können sich über eine Webcam sogar sehen. So können sie nun genau besprechen, wo Modifikationen notwendig sind. In Plänen oder in Tabellen werden Änderungen direkt eingetragen, so dass am Ende eine neue, verbindliche Version existiert. Die Dateien werden über einen Dateitransfer sofort an die Teilnehmer übermittelt.

In Entwicklungsprojekten sind Webkonferenzen auf drei Ebenen sinnvoll:

1. Im eigentlichen Konstruktionsprozess: Mit Zeigepfeil und integriertem Whiteboard können die beteiligten Entwickler in CAD-Zeichnungen punktgenaue Markierungen setzen, Ideen einbringen und Konstruktion damit weiterentwickeln.

1. In der Abstimmung mit dem Kunden: Die Projektleiter können die Lastenhefte mit dem Kunden nicht nur durchsprechen, sondern auch gleich gemeinsam editieren. Am Ende steht ein von beiden Seiten akzeptiertes Dokument. Eine Zusammenführung unterschiedlicher Versionen entfällt.

1. Im eigentlichen Projektmanagement: Im regelmäßigen Statusgespräch haben alle Beteiligten dasselbe Dokument vor Augen, so dass jeder sofort sieht, wer wofür verantwortlich ist. Fristen und Zuständigkeiten werden verbindlich und für alle sichtbar festgelegt – Missverständnisse sind wirksam ausgeschlossen.

Höhere Effizienz, mehr Marktvorteile

Webkonferenzen bringen mehrere Vorteile mit sich: Je nach Projektgröße und Entfernung der Beteiligten kann das Unternehmen alleine an Reisekosten mehrere Tausend Euro sparen. Die Mitarbeiter wiederum können die gewonnene Zeit in die tatsächliche Entwicklung des Produkts investieren. Der weitaus größte Vorteil jedoch ergibt sich aus der höheren Effizienz: Dank der kürzeren Projektlaufzeit kann das Unternehmen mit dem neuen Produkt früher auf den Markt gehen und sichert sich dadurch klare Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz.